Externe Abrechnung für Zahnärzte

Externe Abrechnung für Zahnarztpraxen – von uns erledigt, in Ihrem System.

Dentapal ist ein Abrechnungsbüro für Zahnarztpraxen. Wir übernehmen BEMA-, GOZ- und GOÄ-Abrechnung, erstellen Heil- und Kostenpläne und führen Ihre Monats- und Quartalsabrechnungen durch – ohne dass Sie eine eigene ZMV einstellen müssen und ohne dass Sie Ihre Praxissoftware wechseln.

Wir arbeiten über einen gesicherten Fernzugang direkt in Ihrem Praxisverwaltungssystem. Für Sie ändert sich technisch nichts: keine Schnittstelle, keine Migration, keine zusätzliche Software.

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Was ist externe Zahnarztabrechnung?

Externe Zahnarztabrechnung, oft auch externe Dentalabrechnung genannt, bedeutet, dass die Abrechnungsarbeit einer Praxis nicht von eigenem Personal erledigt wird, sondern von einem spezialisierten Dienstleister. Die Praxis bleibt Rechnungssteller und Vertragspartner ihrer Patientinnen und Patienten; ausgelagert wird die Arbeit, nicht die Forderung.

Der Begriff externe ZMV meint dasselbe aus Sicht der Person: eine zahnmedizinische Verwaltungsassistentin, die nicht in der Praxis sitzt, sondern die Abrechnung von außen übernimmt. Statt eine Stelle zu besetzen, buchen Sie die Arbeitszeit, die Sie tatsächlich brauchen.

Praktisch heißt das: Wir arbeiten in Ihrem Praxisverwaltungssystem, planen Zahnersatzfälle, erstellen Heil- und Kostenpläne und führen Ihre Monats- und Quartalsabrechnungen durch. Für Ihr Team ändert sich der Ablauf kaum – die Aufgaben verschwinden nur vom Schreibtisch.

Was wir für Ihre Praxis übernehmen

Der Leistungsumfang wird pro Praxis vereinbart. Diese Aufgaben bilden den Kern:

ZE-Planung und Heil- und Kostenpläne

Wir planen Zahnersatzfälle durch und erstellen die zugehörigen HKP. Dazu gehört das Anfordern zahntechnischer Kostenvoranschläge bei Ihrem Labor und das Einpflegen in Ihr System.

ZE-Abrechnung

Abrechnung des Zahnersatzes nach BEMA und GOZ, einschließlich der Kontrolle von Abrechnungspositionen und Steigerungsfaktoren.

Monats- und Quartalsabrechnung

Monatsabrechnungen für ZE, PA und KFB sowie die Quartalsabrechnung für KCH – termingerecht und vollständig.

Stellungnahmen und Mahnwesen

Wir erstellen Stellungnahmen und abrechnungsvorbereitende Unterlagen in Ihrem Auftrag und kümmern uns um Ihr Mahnwesen, damit offene Posten nicht liegen bleiben.

Auf Wunsch zusätzlich: die Korrespondenz mit gesetzlichen Krankenkassen, Privatversicherungen und Patientinnen und Patienten. Das vereinbaren wir ausdrücklich, damit für beide Seiten klar ist, wer wem gegenüber auftritt.

Was bei Ihnen bleibt

Wer die Abrechnung auslagert, fragt sich als Erstes: Wer haftet dann eigentlich? Deshalb sagen wir es deutlich, bevor Sie fragen müssen.

Wir erbringen administrative, organisatorische und abrechnungsvorbereitende Leistungen. Eine fachliche, medizinische, therapeutische oder rechtliche Bewertung nehmen wir nicht vor. Wir entscheiden auch nicht eigenständig über Inhalt und Umfang Ihrer Abrechnung.

Was wir vorbereiten, prüfen und verantworten Sie – so, wie es die Berufsordnung ohnehin vorsieht. Wir nehmen Ihnen die Arbeit ab, nicht die Entscheidung.

Wie die Zusammenarbeit technisch abläuft

Viele Anbieter werben mit Schnittstellen zu einzelnen Praxisverwaltungssystemen. Wir gehen bewusst einen anderen Weg – und sind dadurch nicht auf bestimmte Systeme festgelegt.

Gesicherter Fernzugang statt Schnittstelle

Unsere Fachkräfte arbeiten über den Fernzugang PCVisit direkt in Ihrem Praxisverwaltungssystem – ob Dampsoft, Z1, Evident, Chremasoft oder CGM. Weil wir keine technische Anbindung benötigen, müssen Sie weder Ihre Software wechseln noch Daten exportieren.

Ein Kanal für Rückfragen

Die Kommunikation läuft über Threema Work, Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Sie benennen eine feste Ansprechperson in der Praxis. Sie erreichen uns montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr per Telefon, E-Mail und im Chat der DentaPal App.

Feste Zeitfenster statt Zuruf

Ihre Servicezeiten stehen in einem Wochenplan, den Sie jederzeit im Kundenportal einsehen. So wissen Sie, wann an Ihrer Abrechnung gearbeitet wird – und wir wissen, wann Ihre Systeme erreichbar sein müssen.

Abrechnungsstelle, Verrechnungsstelle oder Abrechnungsservice?

Die Begriffe werden durcheinander verwendet, meinen aber unterschiedliche Geschäftsmodelle. Der Unterschied entscheidet darüber, wem Ihr Honorar gehört.

Verrechnungsstelle (Factoring)

Anbieter wie BFS health finance, das DZR oder die ZA AG kaufen Ihre Forderungen an und zahlen sie Ihnen abzüglich einer Gebühr aus. Sie bekommen früher Geld, geben aber die Forderung ab – und einen prozentualen Anteil Ihres Honorars.

Abrechnungsbüro – so arbeiten wir

Wir kaufen nichts an. Wir erledigen die Abrechnungsarbeit, Ihre Honorare fließen weiterhin direkt an Ihre Praxis. Bezahlt werden wir für die geleistete Arbeit, nicht anteilig an Ihrem Umsatz.

Abrechnungsservice

Sammelbegriff, der beides meinen kann. Fragen Sie im Erstgespräch immer nach, ob Ihre Forderungen angekauft werden oder ob nur die Abrechnungsarbeit übernommen wird – daran hängt, wem Ihr Honorar gehört und wer gegenüber Ihren Patienten auftritt.

Wenn Sie nach einer Abrechnungsstelle für Zahnärzte suchen und dabei Ihre Forderungen behalten möchten, ist ein Abrechnungsbüro das passende Modell.

Datenschutz bei externer Abrechnung

Sie geben Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO in fremde Hände. Vier Punkte, die Sie vertraglich von uns bekommen:

  • 1. Ihre Praxis bleibt datenschutzrechtlich Verantwortliche. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist fester Bestandteil unserer AGB, nicht ein Extra auf Nachfrage.
  • 2. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland, der EU oder dem EWR statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf Ihrer vorherigen Zustimmung.
  • 3. Der Zugriff auf Ihr System erfolgt ausschließlich über den gesicherten Fernzugang, die Kommunikation über Threema Work.
  • 4. Weitere Auftragsverarbeiter setzen wir nur mit Ihrer Genehmigung ein – Sie erfahren vorher, wer beteiligt wird, und können widersprechen.

Was kostet externe Abrechnung?

Wir rechnen nach tatsächlich geleisteter Servicezeit ab, nicht anteilig an Ihrem Honorar. Das Abrechnungsmodell im Überblick:

Stundenbasiert

Grundlage ist die im Wochenplan vereinbarte und tatsächlich erbrachte Servicezeit. Kein Prozentsatz Ihres Umsatzes.

Keine Mindestabnahme

Es besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Mindeststundenzahl pro Woche oder Monat – auch nicht zu Ihren Lasten.

Monatlich im Nachgang

Abgerechnet wird zu Beginn des Folgemonats für den abgelaufenen Monat, per SEPA-Lastschrift über unseren Zahlungsdienstleister.

Sechs Wochen zum Quartalsende kündbar

Der Vertrag läuft unbefristet. Sie binden sich nicht über Jahre an uns.

Was der Service für Ihre Praxis konkret bedeutet, hängt vom Aufgabenumfang ab. Im Gespräch rechnen wir das gemeinsam durch – einschließlich des Vergleichs mit einer eigenen Stelle, bei der neben dem Gehalt Sozialabgaben, Urlaub, Krankheit und Fortbildung anfallen.

Wann eine externe Abrechnung sinnvoll ist

Die wenigsten Praxen suchen aus strategischen Gründen nach einem Abrechnungsservice. Meistens gibt es einen konkreten Anlass:

Ihre ZMV hat gekündigt

Eine erfahrene Abrechnungskraft ist schwer zu ersetzen. Bis eine neue Stelle besetzt und eingearbeitet ist, vergehen Monate – in denen HKP liegen bleiben und Abrechnungen sich stauen.

Elternzeit, Krankheit, längerer Ausfall

Für eine befristete Lücke lohnt sich keine Neueinstellung. Wir übernehmen so lange, wie Sie uns brauchen, und treten wieder zurück, wenn Ihre Kraft zurück ist.

Die Praxis wächst schneller als das Team

Mehr Behandler und mehr Zahnersatzfälle bedeuten mehr Abrechnungsaufwand. Wir skalieren mit, ohne dass Sie erneut in die Personalsuche gehen müssen.

Abrechnung bleibt neben dem Behandeln liegen

Wenn HKP abends entstehen und Quartalsabrechnungen am Wochenende, geht Honorar verloren – nicht durch Fehler, sondern durch fehlende Zeit.

So starten Sie mit uns

Der Start ist bewusst schlank gehalten. Was wir von Ihnen brauchen, steht unten – mehr ist es nicht.

  1. 1

    Erstgespräch und Aufgabenzuschnitt

    Wir klären, welche Aufgaben zu uns wandern und welche in der Praxis bleiben. Daraus ergibt sich der wöchentliche Zeitbedarf.

  2. 2

    Technische Einrichtung

    Sie richten den Fernzugang PCVisit ein, installieren Threema Work und benennen eine feste Ansprechperson. Das ist der gesamte technische Aufwand auf Ihrer Seite.

  3. 3

    Wochenplan festlegen

    Wir vereinbaren feste Zeitfenster, in denen an Ihrer Abrechnung gearbeitet wird. Sie sehen den Plan jederzeit im Kundenportal und können Servicepausen dort selbst anmelden.

  4. 4

    Laufender Betrieb

    Wir arbeiten in Ihrem System, Rückfragen laufen über einen Kanal. Abgerechnet wird monatlich im Nachgang für die tatsächlich erbrachte Zeit.

Externe ZMV oder angestellte ZMV?

Beide Wege funktionieren. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wer das Risiko trägt, wenn jemand ausfällt – und wer dafür sorgt, dass das Abrechnungswissen aktuell bleibt.

Angestellte ZMV Externe ZMV
Verfügbarkeit Gebunden an Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheit einer Person Feste Zeitfenster im Wochenplan, Vertretung aus dem Team möglich
Personalausfall Gehalt läuft weiter, die Arbeit bleibt liegen Sie zahlen nur tatsächlich erbrachte Leistung
Kosten Gehalt, Sozialabgaben, Fortbildung, Arbeitsplatz – unabhängig von der Auslastung Stundenbasiert, skaliert mit dem tatsächlichen Aufwand
Abrechnungswissen Fortbildung organisiert und bezahlt die Praxis Gehört zu unserem Geschäft, nicht zu Ihrem Aufwand
Einarbeitung Wochen bis Monate, bei jeder Neubesetzung erneut Onboarding einmalig, danach bleibt das Wissen im Team

Beides schließt sich nicht aus: Viele Praxen behalten ihre ZMV und geben nur einzelne Bereiche ab – etwa die Zahnersatzabrechnung oder die Quartalsabrechnung.

Für welche Praxen wir arbeiten

Die Abrechnungslogik unterscheidet sich je nach Fachrichtung erheblich. Deshalb klären wir vor dem Start, welche Bereiche bei Ihnen anfallen.

Zahnarztpraxis

Der Regelfall: Zahnersatz, Konservierend-Chirurgisch, Parodontologie. BEMA und GOZ, Heil- und Kostenpläne, Monats- und Quartalsabrechnung.

Kieferchirurgie & Implantologie

Hier treffen GOZ, GOÄ und BEMA aufeinander. Gerade bei Implantaten entscheidet die saubere Dokumentation über die Erstattung.

Häufige Fragen zur externen Abrechnung

Was kostet eine externe Abrechnung für Zahnärzte?

Wir rechnen nach tatsächlich geleisteter Servicezeit ab, nicht mit einem Prozentsatz Ihres Honorars. Was das für Ihre Praxis bedeutet, hängt vom Aufgabenumfang ab – das rechnen wir im Erstgespräch gemeinsam durch, einschließlich des Vergleichs mit einer eigenen Stelle.

Muss ich meine Praxissoftware wechseln?

Nein. Wir arbeiten über einen gesicherten Fernzugang direkt in Ihrem Praxisverwaltungssystem – ob Dampsoft, Z1, Evident, Chremasoft oder CGM. Weil wir keine technische Schnittstelle benötigen, bleibt Ihre Systemwahl frei.

Was ist der Unterschied zu einer Verrechnungsstelle?

Eine Verrechnungsstelle kauft Ihre Forderungen an und behält dafür einen Anteil Ihres Honorars. Wir kaufen nichts an, sondern erledigen die Abrechnungsarbeit. Ihre Honorare fließen weiterhin direkt an Ihre Praxis.

Wie schnell können wir starten?

Nach dem Erstgespräch richten Sie den Fernzugang und den Kommunikationskanal ein und benennen eine Ansprechperson. Das ist der gesamte technische Aufwand auf Ihrer Seite. Danach legen wir gemeinsam den Wochenplan fest.

Können Sie einen Personalausfall kurzfristig überbrücken?

Ja. Kündigung, Elternzeit oder längere Krankheit sind die häufigsten Anlässe, aus denen Praxen bei uns anfragen. Wir übernehmen so lange, wie Sie uns brauchen, und treten wieder zurück, wenn Ihre Kraft zurück ist.

Wer haftet für die Abrechnung?

Sie. Wir erbringen administrative und abrechnungsvorbereitende Leistungen und nehmen keine fachliche, medizinische oder rechtliche Bewertung vor. Was wir vorbereiten, prüfen und verantworten Sie – so, wie es die Berufsordnung ohnehin vorsieht.

Passt das zu Ihrer Praxis?

Vier kurze Fragen zeigen Ihnen, wo in Ihrer Praxis Abrechnungspotenzial liegt. Anonym, ohne E-Mail-Adresse, in unter einer Minute.

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